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  • 文秘人员做好文档的管理的先决条件(1)



    步步高论文网 www.lunwenup.com 更新时间:2016-03-30 12:41
      在当今经济日益发展的情况下,越来越多的中小机关开始建立自己的档案管理。这样一来,使得整个公司的制度更加完善,同时也方便了公司档案的存储,其中大多数的机关都将档案管理交给文秘人员进行管理,对于一个文秘人员来说,文档的管理是一项看似简单,但是牵涉内容极深的重大工作。因此,一个文秘人员如何做好文档的管理工作是目前的一个难题,下面本文就结合实际分析良好的文秘人员文化素养和做好文书档案管理之间的联系。
      一、具备良好的文化素养是文秘人员做好文档的管理的先决条件
      文秘人员作为领导的参谋官和得力助手,是具备很强的协调性和实践性以及政治性的工作。要做好文秘工作,良好的素养是必不可少的。文秘人员的主要工作:第一,会议、电话的记录以及重要指示的总结抄写等。文秘人员作为领导的助理,要做好会议、电话等记录,并对上级的精神指示进行分类总结,进而向各个部门传达,使会议以及领导的指示尽快落实到各个部门和机关,加快政策的实施速度,提高办事效率。第二,文稿的模拟和起草。在各个机关中,文稿的模拟和起草是机关中不可或缺的一部分。在此过程中,常常会出现领导亲自动手进行编写,秘书进行后期的内容整理工作。有的时候,领导进行口头的阐述,要求秘书进行撰写。第三,配合协调领导工作。主要表现工作中领导进行问题的主导,抓问题的重要环节,具体的一些工作一般都有文秘进行完成。
      由于文秘这项工作具有一定的特殊性,因此除了需要具备一般工作人员的基本素质之外,还需要提高文化修养、品德修养、知识修养等。这些都是衡量一个文秘工作人员的重要因素。因此文秘工作者需要自觉地、全面地加强以上三个方面的修养,力争做一个德才兼备的符合称职的文秘工作者,机关文秘不仅仅只是日常的文字整理,同时也需要具有较高水平的文字编辑能力和具备一定的管理的能力,因此,做好文秘的素养,是做好文书及档案管理的重要先决条件。
      二、关于文秘人员具备文书档案管理的要求
      由于我国的人员编制与机构设置具有一定的局限性,因此许多中小型机关单位的文书档案管理等工作都一般都是机关的文秘人员进行管理,但是根据规定,文档管理是属于管理层的领导范畴,因此,作为一个文秘工作者,首先需要遵循档案管理原则,主要体现科学性、持党性和实践性等,文秘工作者就需要提高档案管理的管理要求。
      大多数的企业都是文秘人员代替专门的文书档案管理工作,经常表现在文书的材料收集和整理,甚至还有一些是信息的统计和鉴定。经常会出现档案材料的使用,这些都是关系到整个档案的管理工作范畴之内,因此,作为一个文秘工作人员做好本部门的工作是整个工作中心的基本要求。
      对于文档管理一直是管理层的范畴,但是由于目前大多数的文档管理都没有专门的管理人员进行管理,主要都是交给文秘工作人员代管。所以,作为一个文秘的人员是否能够科学的、合理的进行文档管理是很重要的,而且做好文档的管理工作是确保整个中心工作正常运行的关键,目前机关的档案管理工作一般都是机关的办公部门进行管理,而且这些资料一般存放在管理室内,其中主要存放有公司的人事资料和档案,为工作中的需求提供了丰富的参考资料,因此,这项工作不单单是管理工作,更重要的是需要文秘人员的素养和能力,只有这些作为前提,具备一定的管理能力才能够进行这项工作。因此,要想做好文档的管理,文秘工作者具备一定的管理能力才行。
     
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